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為確保公司文書事務順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

一、公文的收發

（一）公文的收發、領取、寄送，原則上由綜合行政部負責。

（二）各部門的郵寄文書，必須于發送前在“發信登記本”上登記、填寫。

二、公文的處理

（一）公文按機密程度可分為以下幾類：

1.絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文書。

2.機密。指不宜向公司以外人員透露內容的文書。

3.秘密。指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書。

4.普通。指非機密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。

5.傳閱。指在本公司內部傳閱的文書。

（二）公文的處理原則

1.由綜合行政部經理負責對公文進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對公文進行具體處理。

2.如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級領導取得聯系，按上級指示辦理。

3.機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。

三、請示審批

（一）凡公司經營事項，都必須經請示并獲得董事長、總經理審查、裁決和公文批復之后，方能實行；重大決策事項應按照公司《重大事項內部監督管理實施細則》報市國資委審批、備案后實施。

（二）須請示審批事項

1.職務及重要人事安排。

2.各種制度性規定的變更。

3.重要契約的締結、解除與變更。

4.訴訟行為。

5.與政府機構有關的各種重要的請求回執、申請等。

6.土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓。

7.大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的開支。

8.分支機構的增減與升降。

9.預算與決算等事宜。

10.借款與貸款及借貸銀行的開設與變更。

11.重要高額物品的采購。

12.有關公司經營的重要計劃與企劃。

13.其他上述未涉及的重要事項。

（三）請示審批者為各部門、下屬各單位負責人。

（四）請示審批的事項，必須以提案文書的方式。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。

（五）請示提案文書的內容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應一式多份，分送有送部門。

（六）請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者、部門，并簽名。

（七）請示提案原本歸綜合行政部保管。

四、文書的制作

（一）文書制作要領

1.文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確、規范。

2.起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，加以證明的必須作出交代，必要時附上相關資料與文件。

3.必須明確起草文書的責任者，并署上請示審批提案者姓名。

（二）文書的起草必須征得部門負責人同意，并且在部門負責人有了明確的決定之后進行。文書的草案必須予以保存。

（三）重要文書，必須會同法律顧問會審，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價值的證據或證明文件。

（四）文書的署名

1.公司內文書，如果是一般往來文書，只需部門負責人署名；如果是單純上報文書，或者不涉及各部門且內容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由公司領導署名，或者署有關部門的負責人名與職務。

2.對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執、公告等重要文書，根據規定署董事長、總經理的姓名，或由其指名責任者署名。

五、文書的整理與保存

（一）全部完結的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。

（二）文書的保存年限

1.永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊文書；重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要文書。

2.保存10年文書，包括請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼有關文書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表；永久保存以外的重要文書。

3.保存5年文書，指不需要保存10年的次重要文書。

4.保存一年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告原件，則由所在部門負責人確定保存年限。

（三）全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜。